Cómo conectar formularios de Optimizely CMS con tu CRM usando Zapier

Optimizely CMS, antes conocido como Episerver, es una plataforma para crear, administrar y publicar contenido en un sitio web. Además de manejar páginas y contenido, también permite crear formularios para capturar información de usuarios, prospectos o clientes.

Muchas veces esa información no debería quedarse únicamente dentro del CMS. Lo ideal es enviarla automáticamente a una herramienta externa, como un CRM, una plataforma de email marketing, una hoja de cálculo o cualquier otro sistema donde el equipo comercial o de marketing pueda darle seguimiento.

En este tutorial veremos cómo conectar un formulario de Optimizely CMS con tu CRM usando Zapier.

Aunque usaremos el concepto de CRM como destino principal, esta misma configuración puede servir para enviar datos a herramientas como Mailchimp, HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Pipedrive, Google Sheets, ActiveCampaign o cualquier plataforma compatible con Zapier.

Para lograr esta integración aprovecharemos la funcionalidad de Webhooks de Optimizely CMS.

Si no sabes qué es un Webhook, podemos explicarlo de forma simple: es una URL especial que permite que una aplicación envíe información a otra automáticamente. En este caso, Optimizely CMS enviará los datos del formulario a Zapier, y Zapier se encargará de mandarlos al CRM o herramienta que elijamos.

Qué necesitamos

Antes de comenzar, asegúrate de tener lo siguiente:

Una cuenta de Zapier.
Acceso al formulario de Optimizely CMS que quieres conectar.
Permisos para modificar las propiedades del formulario.
Acceso al CRM o plataforma donde quieres guardar los datos.
Una lista clara de los campos que quieres capturar, como nombre, correo, teléfono, empresa o mensaje.

Flujo general de la integración

El proceso completo funcionará así:

Un usuario llena el formulario en tu sitio.
Optimizely CMS envía los datos del formulario a un Webhook.
Zapier recibe esa información.
Zapier interpreta los campos recibidos.
Zapier envía esos datos a tu CRM o plataforma de destino.
El contacto queda registrado automáticamente.

Esto evita tener que copiar datos manualmente y reduce el riesgo de perder prospectos importantes.

Configurando el Webhook en Zapier

Lo primero que tenemos que hacer es crear el punto donde Zapier recibirá los datos enviados desde Optimizely CMS.

Para esto, entra a tu cuenta de Zapier y crea un nuevo Zap.

Un Zap es una automatización compuesta normalmente por dos partes:

Un disparador, conocido como Trigger.
Una acción, conocida como Action.

En este caso, el disparador será el envío de un formulario desde Optimizely CMS.

Cuando Zapier te pida elegir la aplicación del Trigger, busca y selecciona Webhooks by Zapier.

Después, Zapier te pedirá elegir el tipo de evento. Selecciona:

Catch Hook

Esta opción sirve para que Zapier genere una URL única capaz de recibir información enviada desde otra aplicación.

Omitiendo filtros iniciales

En el siguiente paso, Zapier puede pedirte configurar campos o filtros para limitar la información que recibirá el Webhook.

Para este caso no vamos a aplicar ningún filtro inicial.

La razón es simple: al principio nos conviene recibir todos los datos que Optimizely CMS envía. Una vez que Zapier capture una prueba, podremos revisar los nombres reales de los campos y decidir cuáles queremos enviar al CRM.

Esto es especialmente útil porque algunos formularios pueden enviar campos adicionales, identificadores internos o nombres técnicos que no siempre coinciden con las etiquetas visibles del formulario.

Copiando la URL del Webhook

Después de continuar, Zapier generará una URL única.

Esa URL será el destino al que Optimizely CMS enviará los datos del formulario.

Copia esa URL y mantenla a la mano. La usaremos en la configuración del formulario dentro de Optimizely CMS.

Es importante no compartir esta URL públicamente, ya que cualquier sistema que la conozca podría enviar datos al Zap.

Configurando el Webhook en Optimizely CMS

Ahora entra al administrador de Optimizely CMS y localiza el formulario que quieres conectar.

Abre las propiedades o configuración del formulario.

Dentro de los ajustes, busca una opción llamada:

Trigger webhook after form submission

Esta opción permite ejecutar un Webhook después de que un usuario envía el formulario.

Selecciona el botón para agregar un nuevo Webhook. Normalmente aparecerá como un símbolo + o una opción similar para añadir una nueva configuración.

En la ventana de configuración, pega la URL que Zapier generó en el paso anterior.

Después selecciona el formato de envío:

POST data in JSON format

Esta opción es importante porque le indica a Optimizely CMS que envíe la información del formulario en formato JSON, un formato estructurado que Zapier puede interpretar fácilmente.

Guarda o agrega la configuración del Webhook.

Verificando la configuración en Optimizely CMS

Antes de continuar, revisa que el formulario tenga registrado el Webhook correctamente.

Deberías ver la URL de Zapier dentro de la configuración del formulario, asociada al evento de envío del formulario.

También verifica que el método de envío sea mediante POST y que el formato seleccionado sea JSON.

Si el formulario permite guardar cambios o publicar una nueva versión, asegúrate de hacerlo para que la configuración quede activa.

Enviando una prueba desde el formulario

Ahora necesitamos enviar datos reales de prueba para que Zapier pueda detectar la estructura del formulario.

Abre la página pública o de prueba donde está publicado el formulario de Optimizely CMS.

Llena el formulario como si fueras un usuario real. Usa datos fáciles de identificar, por ejemplo:

Nombre: Juan
Apellido: Prueba
Correo electrónico: [email protected]
Empresa: Empresa Demo
Teléfono: 5555555555
Mensaje: Solicito más información

Después envía el formulario.

Este paso es necesario porque Zapier necesita recibir al menos un ejemplo de datos para mostrarte los campos disponibles en los siguientes pasos.

Revisando los datos capturados en Zapier

Regresa a Zapier y continúa con la prueba del Webhook.

Zapier intentará encontrar una solicitud reciente enviada a la URL que configuraste.

Si todo está funcionando correctamente, Zapier mostrará los datos capturados desde Optimizely CMS.

Aquí debes revisar con cuidado los campos recibidos.

Es posible que los nombres de los campos aparezcan de forma técnica. Por ejemplo, en lugar de ver “Correo electrónico”, podrías ver algo como email, EmailAddress, form_email o incluso un identificador generado por el sistema.

No te preocupes si los nombres no son perfectos. Lo importante es identificar qué campo corresponde a cada dato del formulario.

Agregando la acción hacia tu CRM

Una vez que Zapier ya recibe correctamente la información del formulario, el siguiente paso es enviarla al CRM.

Agrega una nueva acción dentro del Zap.

En el buscador de aplicaciones, escribe el nombre de tu CRM o plataforma de destino.

Por ejemplo:

HubSpot
Salesforce
Zoho CRM
Pipedrive
Mailchimp
ActiveCampaign
Google Sheets

Selecciona la aplicación correspondiente.

Después Zapier te pedirá elegir qué quieres hacer con los datos recibidos.

Dependiendo de la herramienta, la acción puede llamarse de distintas formas, por ejemplo:

Create Contact
Create Lead
Add Contact
Add/Update Subscriber
Create Deal
Create Spreadsheet Row

Si estás conectando un CRM, lo más común será elegir Create Contact o Create Lead.

Si estás conectando una plataforma de email marketing como Mailchimp, lo más común será elegir Add/Update Subscriber.

Conectando tu cuenta del CRM

Zapier te pedirá iniciar sesión en la herramienta de destino y autorizar el acceso.

Este paso permite que Zapier pueda crear o actualizar registros en tu CRM.

Después de conectar la cuenta, selecciona el espacio correspondiente dentro de la herramienta. Dependiendo del CRM, esto podría ser:

Una lista.
Una audiencia.
Un pipeline.
Una base de datos.
Una cuenta o workspace.
Un módulo de contactos o leads.

Elige el lugar donde quieres guardar la información enviada desde Optimizely CMS.

Mapeando los campos del formulario

Esta es la parte más importante de la integración.

Mapear campos significa decirle a Zapier qué dato del formulario debe ir en qué campo del CRM.

Por ejemplo:

El correo electrónico del formulario debe ir al campo Email del CRM.
El nombre debe ir al campo First Name.
El apellido debe ir al campo Last Name.
El teléfono debe ir al campo Phone.
La empresa debe ir al campo Company.
El mensaje debe ir al campo Message, Notes o Description.

Cada CRM tiene campos distintos, pero la lógica es la misma: tomamos los datos recibidos desde Optimizely CMS y los colocamos en los campos adecuados de la herramienta de destino.

El campo más importante normalmente es el correo electrónico, ya que muchas plataformas lo usan para identificar contactos existentes y evitar duplicados.

Definiendo reglas para contactos existentes

Algunas herramientas permiten decidir qué hacer si el contacto ya existe.

Dependiendo del CRM, podrías tener opciones como:

Crear siempre un nuevo contacto.
Actualizar el contacto si ya existe.
Buscar primero el contacto por email.
Crear un lead solo si no existe previamente.
Agregar una nota o actividad a un contacto existente.

Siempre que sea posible, conviene evitar duplicados.

Una buena práctica es usar el correo electrónico como identificador principal. Así, si una persona llena el formulario más de una vez, el CRM puede actualizar su información o registrar una nueva actividad sin crear varios contactos iguales.

Agregando etiquetas, fuentes o notas

Además de los campos básicos, es recomendable enviar información adicional que ayude a identificar el origen del contacto.

Por ejemplo, puedes agregar una etiqueta o valor fijo como:

Formulario Optimizely CMS
Sitio web
Landing Page
Contacto web
Solicitud de información
Newsletter

También puedes llenar campos como:

Fuente del lead
Canal de adquisición
Nombre del formulario
Página de origen
Fecha de registro

Esto será muy útil más adelante para segmentar contactos, medir resultados o entender qué formularios generan mejores oportunidades.

Probando el envío al CRM

Después de mapear los campos, Zapier te permitirá hacer una prueba de la acción.

Ejecuta la prueba.

Zapier enviará los datos capturados desde Optimizely CMS hacia tu CRM.

Luego entra a tu CRM y busca el contacto de prueba usando el correo electrónico que enviaste desde el formulario.

Si el contacto aparece con los campos correctos, la integración está funcionando.

Revisa especialmente:

Que el nombre esté en el campo correcto.
Que el correo electrónico se haya guardado bien.
Que el teléfono no haya perdido formato.
Que la empresa aparezca donde corresponde.
Que las notas, etiquetas o fuente del lead se hayan registrado correctamente.

Activando el Zap

Cuando la prueba funcione correctamente, activa el Zap.

A partir de ese momento, cada vez que alguien complete el formulario en Optimizely CMS, Zapier recibirá la información y la enviará automáticamente a tu CRM.

Es recomendable hacer una segunda prueba después de activar el Zap, usando otro correo electrónico, para confirmar que la automatización funciona también en modo activo.

Errores comunes

Si la integración no funciona como esperabas, revisa estos puntos:

Que la URL del Webhook de Zapier esté correctamente pegada en Optimizely CMS.
Que el formulario esté configurado para enviar datos después del envío.
Que el formato seleccionado sea POST data in JSON format.
Que el formulario haya sido guardado o publicado después de configurar el Webhook.
Que Zapier haya recibido una prueba antes de configurar la acción.
Que el campo de correo electrónico esté correctamente mapeado.
Que tu cuenta del CRM siga conectada a Zapier.
Que el Zap esté encendido.
Que el CRM no tenga campos obligatorios sin completar.
Que no existan reglas internas del CRM bloqueando la creación del contacto.

También es recomendable revisar el historial del Zap dentro de Zapier. Ahí podrás ver si el error ocurrió al recibir los datos desde Optimizely CMS o al enviarlos hacia el CRM.

Buenas prácticas

Antes de dar por terminada la integración, considera estas recomendaciones:

Usa nombres claros para tus formularios.
Agrega una fuente o etiqueta para identificar de dónde vienen los contactos.
Evita crear contactos duplicados si tu CRM permite buscar por correo electrónico.
Incluye consentimiento si vas a enviar comunicaciones comerciales.
Haz pruebas con datos reales, pero fáciles de reconocer.
Documenta qué formulario está conectado con qué Zap.
Revisa periódicamente el historial de Zapier para detectar errores.

Conclusión

Con esta configuración podemos conectar un formulario de Optimizely CMS con un CRM o plataforma externa sin necesidad de desarrollar una integración personalizada.

Zapier funciona como puente entre ambas herramientas: recibe los datos enviados por Optimizely CMS, los interpreta y los envía al sistema donde el equipo realmente dará seguimiento a esos contactos.

Esta configuración funciona igual con cualquier CRM o plataforma compatible con Zapier: HubSpot, Salesforce, Zoho CRM, Pipedrive, ActiveCampaign, Google Sheets u otras herramientas similares.

El resultado es un flujo más ordenado, automático y útil para marketing, ventas o atención a clientes.